Recursos para la acumulación personal de conocimiento

La tendencia dominante en la red no es a facilitar la acumulación y organización del conocimiento (como se pudo pensar cuando se inició la Web) sino el fluir automático de datos, lo cual se incrementará con la "internet de las cosas", el mejor negocio imaginado por las compañías de telecomunicación. Para los profesionales sin embargo, así como para los estudiantes y docentes, obtener y organizar nuevos conocimientos es algo fundamental. 31,8% de los profesionales en ejercicio dicen que entre 80 y 100% de lo que están aprendiendo proviene del estudio informal y entre 40 y 60 % de sus conocimientos y habilidades actuales son producto del aprendizaje informal. Solo 5,3% dicen que el 80 al 100% proviene de un programa formal (encuesta Degreed.com). El aprendizaje informal toma la forma de artículos, videos, cursos en línea no programados, etc. 

Para aprovechar tanto el aprendizaje formal como el informal en internet se habla hoy de los "Sistemas de administración del aprendizaje apoyado en red". Las bases de datos con conexión directa a los documentos y los mapas conceptuales que funcionan como bases de datos son herramientas de este tipo. Lamentablemente los sistemas de este tipo son muy escasos. 

Dado que, como señalado, la prioridad es otra en la red, el mundo de las aplicaciones carece gravemente de sistemas útiles para acumular y organizar el conocimiento. El modelo más importante, que los bibliotecarios y documentalistas conocen desde hace mucho, es el de las bases de datos. Es también el que utilizan las empresas de e-comercio y todas las que viven de la red, para lo cual cuentan ya con sofisticados sistemas de análisis, capaces de operar con enormes cantidades de datos ("big data") y extraer de ellos conocimientos útiles para su negocio. Pero las necesidades de particulares, profesores y alumnos han sido prácticamente olvidados. Así, es muy difícil acumular información personal en forma ordenable (p.ej. para preparar una tesis o completar una investigación). 

En los primeros años de los Macintosh apareció el "FileMaker", que era ideal para dicha tarea, pero evolucionó rápidamente hacia el ámbito comercial y es carísimo (us$329). Hoy está disponible el "Access" de Microsoft, pero no forma parte del paquete ordinario del Office y debe comprarse (o arrendarse) en forma independiente o complementaria (135€). El "Base" de OpenOffice y de LibreOffice es gratuito pero no apto para aficionados además de requerir la plataforma Java que es muy insegura (recibe constantes ataques y pone en peligro el PC, por lo que no se recomienda). Si desea saber más sobre el manejo de Base, recomiendo el manual que está aquí (solo en inglés). 

¿Si no podemos o no queremos comprar dicha aplicación, cuales son las alternativas?

1. Planilla (Excel o Calc)
   El sistema de "Base" descansa en un formato de tabla de datos, como el que encontramos en las planillas de cálculo. Y una planilla de cálculo normal es fácil de manejar. ¿Cuál la diferencia? Que un sistema de administración de base de datos (SABD) facilita un poco más el ingreso y la exhibición de los datos por cuanto permite diseñar "tarjetas" con los datos individuales de cada registro así como exportar con facilidad selecciones de datos en otros formatos. No hay mayor dificultad para crear una base de datos bibliográfica en una planilla (pantallazo a continuación): basta poner el encabezamiento de las columnas deseadas. Y podemos agregar todos los descriptores temáticos (u otros) que deseemos. La tabla se puede reordenar (alfanuméricamente) sobre la base de cualquier columna y es posible hacer búsquedas sobre el conjunto. Se puede exportar fácilmente el conjunto o una parte seleccionada en múltiples formatos.
   
   Para conservar citas, es un poco más complejo, porque hay que hacer ajustes especiales para que el texto de la misma sea completamente visible en una celda. El siguiente ejemplo muestra cómo hacer: seleccionar las columnas "Cita" y "Referencia" y luego "Celda" y "Alineación" en el menú de Formato, donde se ha de marcar "Ajustar este automáticamente". El alto se ajustará según la extensión de la cita. En la columna "Ref2" ponemos, si corresponde, un código de identificación del registro correspondiente a ese texto en nuestra tabla de bibliografía, para poder relacionar fácilmente los dos registros. Conviene agregar una columna (E) donde anotar también uno o varios descriptores para poder clasificar con facilidad las citas.
   

   
2. Google Docs
   Google ofrece también la planilla de cálculo, que puede ser manejada del modo ya señalado pero le agrega dos ventajas: la actualización en la "nube" desde cualquier conexión y la posibilidad de utilizar formularios para ingresar datos. En realidad, los formularios están destinados a realizar encuestas, pero nada impide que los usemos para ingresar los datos que deseemos. Abrimos "Crear"-"Formulario" y seleccionamos el modelo que prefiramos. Luego organizamos el formulario (Para el ejemplo, lo nombramos "Registro de citas"). Para "Tipo de pregunta" seleccionamos cada vez "Texto" salvo para la referencia de publicación donde elegimos "Texto de párrafo" para tener más espacio. En el ejemplo agregamos un campo "Descriptor" para el más importante y "+ Descriptores" para descriptores segundarios (ahí podremos poner varios, útiles para búsquedas, pero no para ordenar). Podemos editar el formulario y sus campos tantas veces como queramos.
Después de definir los campos de datos, dejamos activa la opción "Mostrar vínculo para enviar otra respuesta", lo cual facilitará el llenado de varios formularios. "Finalizamos" y luego copiamos el "Vínculo para compartir", que podemos poner en nuestros "Marcadores". 
Luego pasamos a "Seleccionar el destino de las respuestas". En primera instancia, dejamos marcado "Nueva hoja de cálculo" y le ponemos un nombre. Aparecerá en el menú de Respuestas y en Google Drive. Después del primer ingreso de datos, podemos ver como quedaron registrados abriendo el "Resumen de respuestas" como sigue:

En el menú de Respuestas o bien directamente en el menú de Drive, podemos abrir la planilla de respuestas y afinarla. Para poder leer correctamente los textos, seleccionamos la columna "Cita" y, en el menú de Formato, "Número"->"Texto sin formato" y "Ajustar texto". Y podemos ajustar el ancho de las columnas como queramos. Podemos realizar todas las operaciones habituales en las planillas (Ordenar, Buscar, etc.). 
Siempre podemos ver el último registro ingresado en el mismo formato del formulario (aparentemente no se pueden ver ahí los anteriores). 
El navegador Chrome tiene también una extensión para los usuarios de Google Docs, que permite administrar documentos fácilmente. Solo se debe instalar la extensión y conectarse con la cuenta de Gmail. 
Además, en el navegador Chrome, se puede instalar la extensión Citable para guardar fácilmente enlaces y notas en hojas de cálculo de Google Docs. Con forma de Post-it, permite guardar la URL, la fecha, el título de la página, el autor del artículo y da la posibilidad de agregar etiquetas, una nota o incluso seleccionar el texto que deseamos destacar de la página o utilizar como referencia. Este contenido se guarda como una hoja de cálculo en nuestra cuenta de Drive, en una carpeta “Citable”. Ofrece incluso opción de imprimir en forma de post-it, así como la opción de exportarlos en formato Bibtex. (WwwhatsNew, 16/09/2014).





3. Libreta de notas (Evernote)
   

   

   Evernote puede almacenar muchos tipos de contenido diferentes: texto, imagen y hasta copias de páginas web completas. Podemos crear varias "libretas", que son como pilas de tarjetas, por ejemplo en función de grandes temas o diferentes trabajos.
   

   

   Luego creamos "etiquetas", que serán nuestros descriptores, sea directamente en la columna de la izquierda sea a medida que vamos agregando "notas". Podemos tener acceso a todas notas, sin clasificar (primera opción del menú de Libretas), libreta por libreta o seleccionando las etiquetas. Luego podemos reordenar las notas por fecha de creación o título. Las búsquedas se hacen sobre todo lo ingresado. Las notas pueden también compartirse a través de las redes sociales. (No se requiere cuenta Premium). 

   Evernote es sumamente útil como aplicación para tomar notas en el escritorio o el móvil, manteniéndose sincronizado. Agregarle la extensión "Web Clipper" permite conservar directamente el contenido seleccionado de páginas web. Su desventaja: no hay forma de descargar de una vez un paquete de notas. 

   
   

   Un excelente complemento es Mohiomap, de Nueva Zelanda, que tuvo la excelente idea de utilizar las libertas y etiquetas para generar un mapa conceptual. Permite también conectarlo con Google Drive y Dropbox. Lamentablemente no nos funcionó en Chrome pero perfecto en Firefox.
   

   

   La versión gratuita sirve para ver, navegar y buscar entre los mapas mentales de las diversas libretas, pero la característica de pago (US$5 al mes) da la capacidad de elegir entre los temas personalizados y crear conexiones entre los diferentes nodos en el mapa, además de ofrecer un tablero de instrumentos de análisis, y añadir comentarios a las notas o archivos.(Video en Youtube).
4. The Brain: Alternativa a Evernote con Mohiomap
   Para ordenar y conectar ideas, datos o fuentes, puede ser útil TheBrain es una herramienta de mapas mentales con arquitectura de base de datos -con versión gratuita y versión Pro- (para PC, con sincronización entre plataformas y acceso por web) que ayuda a guardar y visualizar múltiples tipos de datos. 
   Puede ser un complemento de la planilla de datos o de Evernote pero sin la integración que ofrece Mohiomap. Se descarga la versión completa, activa por un mes. Luego, si no se compra o arrienda (us$15/mes), se reducen las funciones (p.ej. Pro es necesario para anexar documentos y acceder directamente a ellos). Lamentablemente requiere contar con Java, una plataforma extremadamente débil frente a ataques externos (hackeo), por lo que su uso es riesgoso.
5. Bases de datos en Linux
   
   
   
   DB Designer es una buena alternativa gratuita (Open Source) para crear bases de datos para quienes entienden como funcionan las bases de datos relacionales y disponen de un PC que pueda funcionar como servidor para bases de datos MySQL (típicamente con sistema operativo Linux y servidor Apache). Con DB Designer podemos crear con facilidad varias tablas y relacionarlas entre sí (por ejemplo una tabla de bibliografía y otra para las citas y vincularlas mediante un identificador único común). Viene acompañado de un excelente manual en Html (en inglés).